Individuelle „Digital-Live-Events“ in Zeiten der Corona-Krise

Weil das Publikum nicht einreisen konnte, wurde eine Konferenz zum Digital-Live-Event um geplant.

Bereits seit Anfang Januar liefen die Planungen für ein zweitägiges Event, zu dem ein Industriekunde jährlich nach Dänemark einlädt. Die zunehmenden Reisebeschränkungen, als Folge des sich immer stärker ausbreitenden Corona-Virus, machten den Organisatoren Anfang März einen Strich durch ihr Vorhaben: Denn die geladenen KonferenzteilnehmerInnen (ErziehungswissenschaftlerInnen, ForscherInnen, Regierungsbeauftragte und IdeengeberInnen) konnten nicht mehr an- bzw. ins Land einreisen. Ursprünglich lautete der Auftrag von Neumann & Müller, die Konferenz mit Präsenzpublikum und zahlreichen Workshops technisch umzusetzen – jetzt galt es vor diesem Hintergrund mit einer Lösung ad hoc dafür zu sorgen, dass die Veranstaltung dennoch stattfinden und wirken konnte. Soeben wurde die Pressekonferenz von Mercedes Benz zum abgesagten Genfer Automobilsalon als Livestream realisiert, und daher wurde dann umgehend geprüft, wie dies auch für diese Konferenz zu adaptieren ist.

Die größte Herausforderung für das Organisationsteam war der Zeitfaktor: Zwischen der Entscheidung des Kunden und dem Start der Konferenz lagen nur sechs Tage – um so ein Veranstaltungskonzept neu zu denken und kurzfristig in ein Digital-Live-Event umzuplanen ist das mehr als sportlich. Aber besondere Ereignisse erfordern besondere Maßnahmen/Lösungen.

Was steckt hinter diesem Konzept? Es gibt drei Szenarien für eine derartige digitale Umsetzung:

  1. „One-to-Many“: von einem Konferenzort bzw. „Studio“ aus, wird der Audio- und Video-Stream an viele einzelne User gesendet.
  2. „Remote-Meeting“: zwei Konferenzorte werden mit einer Remote-Lösung miteinander „verbunden“. Dabei ist, zusätzlich zum Streaming von Bild und Ton, eine bidirektionale Kommunikation der beiden Gruppen möglich.
  3. „Event-to-Event“: hierbei werden zwei parallel stattfindende Events zusammen geschaltet und die Gruppen interagieren untereinander – und natürlich können sich hier ebenfalls alle sehen und hören.

Im Fall der Konferenz in Dänemark – es ging einerseits um einige Speaker und ihre Präsentationen sowie andererseits um eine Reihe von kleinen Kreativ-Workshops am zweiten Veranstaltungstag – sollten die Inhalte an eine Vielzahl von Zuschauern an unterschiedlichen Orten weltweit übertragen werden, die dann aber auch interaktiv an dem Event teilnehmen konnten.

In den Räumen des Kunden wurde ein temporäres Studio, das für die Aufzeichnung und Ausspielung des Livestreams zuständig war, eingerichtet. Außerdem wurde kurzerhand eine interaktive Webseite (Landing-Page) im Corporate Design des Kunden programmiert. Dort wurde die Applikation „come2interact“ implementiert, damit sich die Teilnehmenden mit Votings und Postings aktiv in das Geschehen einbringen konnten und dann ging es pünktlich los. „Live“ war dabei allerdings wörtlich zu nehmen, denn eine Generalprobe musste aus Zeitgründen ausfallen. Technisch war jedoch alles auf der sicheren Seite, denn für einen stabilen Livestream und das reibungslose Funktionieren von Applikationen und der Website wurde ein hochperformantes und sicheres Datennetz mit eigenen Serverstrukturen aufgebaut.

Hervorzuheben seien an dieser Stelle noch die Vorteile, die sich durch diese „Notsituation“ ergeben haben: Es konnte während der Konferenz das Verhalten der Online-User direkt ausgewertet werden und die Veranstaltungsinhalte flexibel und entsprechend der Nutzung angepasst werden – ein echter digitaler Mehrwert. Zeitgleich mit dem Livestream wurden zudem die Social-Media-Kanäle des Kunden mit Content versorgt. Und ein weiterer, ganz angenehmer „Nebeneffekt“ ist, dass das aufgezeichnete und im Nachhinein aufbereitete Bild- und Tonmaterial im Anschluss für weitere, ganz unterschiedliche Zwecke verwendet werden kann. Was den Kunden begeistert hat: Statt der 400 Gäste vor Ort konnten die Organisatoren ein 1.400 Zuschauer starkes Publikum rund um den Globus erreichen.

Haben auch Sie Interesse an einem Digital-Live-Event mit Ihren Mitarbeitenden oder KundInnen? Dann vereinbaren Sie ein Beratungsgespräch mit uns!

Über den Autor:

Ein Showcase unseres Partners Neumann & Müller Veranstaltungstechnik / Stephan Müller

Fotocredit: metamorworks/Shutterstock.com

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