Digital-Live-Event: Tipps vom Profi

Auf den ersten Blick scheint das Projektmanagement beim Digital-Live-Event weit weniger komplex als beim physischen Event. Doch bedeutet weniger Partner/Dienstleister auch weniger “Arbeit”? Unserer Meinung nach hat dies kaum Auswirkungen auf den Workload, da alles viel mehr auf den Punkt und exakter geplant werden muss. Das fängt bei den Regieplänen an und endet beim detaillierten Moderations-Briefing/-Plan. Auch Hygiene-Konzepte inkl. Teststrategien für alle Akteure, die bei der Umsetzung im Studio dabei sind, erfordern vollen Fokus.

Bewährt hat sich hier vor allem unser (f)acts Digital Workplace, den wir unseren Kunden freischalten, um hier in Echtzeit gemeinsam am Projekt zu arbeiten und somit immer auf dem aktuellen Informationsstand sind.

Gute Geschichten und ein roter Faden – das wissen wir alle – sind das Salz in der Suppe eines guten (Digital-Live-) Events. In Sachen Storytelling & Dramaturgie muss bei der digitalen Variante unbedingt bedacht werden, dass sich der rote Faden noch stringenter durchs gesamte Programm ziehen muss als bspw. bei einem physischen Event. Denn der Spannungsbogen einer guten Geschichte beginnt bereits mit der Einladung/Save the Date-Aussendung. Direkt bei der Live-Show haben wir aber genau immer dann sehr viele begeisterte Rückmeldungen von Teilnehmenden bekommen, wenn Geschichten durch unvorhersehbare Wendungen gebrochen werden. Nur so bleiben die ZuschauerInnen auch über einen längeren Zeitraum an ihren Bildschirmen gefesselt. Wobei man natürlich sagen muss, dass der “längere Zeitraum” bei Digital-Live-Event kaum mit der realen Welt vergleichbar ist. Wir brauchen hier kurze Programmpunkte, viel Abwechslung – eben einfach snackable Content, ähnlich einer guten Serie.

Doch ist auch das kein Allheilmittel, um die Zusehenden nicht zu verlieren. Aktive Einbeziehung der Zuseher zuhause vor dem Bildschirm durch Möglichkeiten, wie Fragen im Studio zu stellen, an Umfragen teilzunehmen, die eine Auswirkung auf den weiteren Programmablauf haben, an einem Quiz/Gewinnspiel teilzunehmen oder ähnliche Interaktionen sind genauso wichtig. Um es also in einem Wort zu sagen, muss ein Event einfach maximal kurzweilig sein – egal wie lange er dauert!

Über die Jahre haben wir uns eine große Expertise im Bereich der klassischen Event-Regie angeeignet. Allerdings ist diese keinesfalls mit der eines Digital-Live-Events zu vergleichen. Da diese hochwertigen Produktionen fast mit TV-Produktionen zu vergleichen sind, benötigt es aus unserer Sicht einen TV-erfahrenen Regisseur im Studio, der das Kamerabild mit einer abwechslungsreichen/bewegten Bildsprache, Einspieler etc. professionell im Blick hat. Darüberhinaus kann der klassische Event-Regisseur als zusätzliche Schnittstelle im Bereich Dramaturgie, Moderation etc. fungieren – zum ausgespielten Signal kann er aber wenig beitragen.

Einen großen Fokus ist vor allem im Vorfeld, wie oben bereits erwähnt, auf den Regieplan zu legen. Dieser muss auf die Sekunde getaktet sein, Positionen der Protagonisten sind hierbei genauso detailliert zu verankern wie Einspieler etc. Auch hierbei haben wir auf ein Online-Tool gesetzt und damit vor allem im Vorfeld gute Erfahrungen gemacht, da man im Team gemeinsam mit allen Beteiligten (Kunde, Agentur, Moderation & Technik) daran arbeiten kann und auch hier wieder in Echtzeit über Veränderungen informiert wird. Positiv hier auch: Der Online-Regieplan hat einen integrierten Player, welchen man in Echtzeit nicht nur der ganzen Technik-Crew am Screen bereitstellen kann, sondern auch im Warte-/Backstage-Bereich für die Protagonisten auf der Bühne sehr hilfreich sein kann, um abzuschätzen, wann man zum Einsatz kommt.

Viele Experten empfehlen, auf voraufgezeichnete Inhalte (z.B. Vorträge oder Präsentationen) zurück zu greifen. Diese geben zwar vor Ort definitiv mehr Sicherheit, allerdings leidet dann aus unserer Sicht die Spontanität. Denn: kleine spontane “Ausrutscher” oder Versprecher sind abwechslungsreich, regen zum Schmunzeln an und verleihen Nähe trotz der virtuellen Distanz. Und fesseln damit am Bildschirm.

Jetzt haben wir ein professionelles Projektmanagement, eine super spannende Story und einen perfekten Regieplan erstellt, doch hilft und das leider alles nichts, wenn die Technik nicht passt. So einfach es klingen mag und so oft man es schon gehört hat. Eine professionelle Technik und ein flexibles Troubleshooting vor Ort sind das A und O. Aber wem sagen wir das? Hier hat nach über einem Jahr Pandemie sicher jeder schon seine Erfahrungen gemacht – egal ob als ProjektleiterIn oder als ZuschauerIn.

Ausschließen kann man technische Probleme nie, aber man kann sie durch exakte Planung, gute Worst-Case-Szenarien bzw. klare Handlungsempfehlungen, die alle kennen und erfahrenem Staff vor Ort (Technik-Crew, Moderation, …) auf ein Minimum reduzieren. Gerade die Moderation spielt aus unserer Sicht hier eine extrem wichtige Rolle. Sie trägt nicht nur den Digital-Live-Event an sich, sondern ist der wichtigste Problemlöser bei technischen Problemen. Charmante Spontanität ist hier nämlich durch nichts zu ersetzen, wenn Einspieler nicht kommen oder Videoschalten nicht funktionieren!

Und vor Ort im Studio? Hier brauchen wir definitiv neben einer “Bühne” auf der sich alles abspielt weitere Räumlichkeiten, da sich die Kunden und Protagonisten vor Ort dort ja optimalerweise genauso wohl fühlen sollten, wie bei einem physischen Event. Das bedeutet: Rückzugsmöglichkeiten, Meetingräume, Garderoben, ein gutes Catering vor Ort – denn ein gutes Ambiente macht gute Laune und die merkt man auch zu Hause am Bildschirm.

Nicht zu vergessen ist das Thema Maske/Make-up. Da wir ja von einer TV-artigen Produktion sprechen und das Studio auch dementsprechend ausgeleuchtet ist, ist es wichtig vor Ort eine Visagistin dabei zu haben. Denn sein im hellen Studiolicht glänzendes Gesicht möchte kein Vortragender auf seinem Vorschaumonitor. Auch hier geht’s wieder um das Thema Wohlfühlen.

Und dann haben wir den wahrscheinlich wichtigsten Punkt ganz am Ende: Proben, Proben, Proben! Nicht umsonst gibt es bei Live-TV-Shows ganze Probewochen. Es mag zwar charmant sein, dass es mal ein kleines Hoppala gibt, welches von der Moderation charmant überspielt wird, doch sollte dieser “dramaturgische Kniff” nicht zu oft zum Einsatz kommen. Denn, um den ZuschauerInnen eine gute Show bieten zu können, brauchen wir einen perfekten Ablauf. Jede/r im Studio muss wissen, wann man wo zu stehen hat, in welche Kamera der Blick geht, wann Einspieler kommen, wo man die Präsentation sieht, wie man das Studio betritt oder verlässt usw. Zu einem Probetag gibt es deshalb keine Alternative, denn nur wenn alle wissen, was sie wann, wo und vor allem wie tun, kann ein Digital-Live-Event zum Erfolg werden!